LogMyDrive-palvelun tietosuojaseloste
Rekisterin nimi: LogMyDrive-palvelun käyttäjärekisteri
Rekisterinpitäjä: Jos palvelun on tilannut henkilöasiakas, toimii Aspicore Oy rekisterinpitäjänä.
Jos palvelun on tilannut Asiakasyritys, toimii Asiakasyritys rekisterinpitäjänä ja Aspicore Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Aspicore Oy vastaa rekisterin ylläpidosta ja toimii asiakasyrityksen ohjeiden mukaisesti.Aspicore Oy:n tietosuojavastaavana toimii Juha Tanner, juha.tanner@aspicore.com, puhelin 0400-424812.
Henkilötietojen käyttö
Palvelun tietoja käytetään toteuttamaan ajoneuvojen sähköinen ajopäiväkirja, ajoneuvojen sijainnin ja huoltotarpeen seuranta, matkalaskujen luonti ja keruu, sekä työajanseurannan tarpeet. Henkilöasiakas tai Asiakasyritys päättää, missä laajuudessa palvelua käyttää. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös palvelun laskutuksen tarpeisiin, teknisen tuen antamiseksi käyttäjille ja järjestelmän kehittämiseksi. Rekisterinpitäjänä toimiva Asiakasyritys määrittelee, mihin muihin tarkoituksiin palvelun tietoja käytetään.
Mitä tietoja voidaan kerätä?
- Käyttäjän käyttäjätunnus/sähköpostiosoite
- Käyttäjän postiosoite
- Käyttäjän salasana
- Käyttäjän Rooli (Käyttäjä / Valvoja / Tehokäyttäjä / Ylläpitäjä )
- Matkapuhelimen tai paikannuslaitteen sarjanumero (IMEI) tai tunnistetiedot
- Puhelinnumero
- Tiedot ajoneuvosta
- Ajoneuvon sijaintiin liittyvät tiedot (kellonaika, koordinaatit, nopeus, tukiasema)
- Ajosuoritteisiin liittyvät tiedot (osoitteet, kellonajat, nopeus, selitteet)
- Matkalaskuihin liittyvät tiedot
Mikä on tietojen lähde?
Työntekijöiden ja muiden rekisteröityjen henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä palvelussa käytetyiltä paikantimilta tai puhelimilta. Asiakkaan pääkäyttäjät voivat myös itse lisätä käyttäjiä järjestelmään ja täydentää käyttäjätietoja.
Tietojen suojaus
Tiedot tallennetaan Aspicore Oy:n hallinnoimille palvelimille, jotka on suojattu asianmukaisesti fyysisin ja teknisin toimin. Tiedot sijaitsevat tietokannoissa, joihin on pääsy vain nimetyillä Aspicoren hallintakäyttäjillä.
Kuinka pitkään tietoja säilytetään?
Tiedot säilytetään, kunnes rekisterinpitäjä ne poistaa tai pyytää Aspicore Oy:tä poistamaan tiedot järjestelmästä. Sopimuksen päättymisen jälkeen Aspicore Oy voi poistaa tiedot 3 kuukauden päästä.Aspicore voi myös päättää säilyttää tietoja sopimuksen päättymisen jälkeen, mikäli asiakas ei ole pyytänyt tietojen poistoa.
Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisterin henkilötiedot, pyytää jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista.Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittänyttä henkilöä todistamaan henkilöllisyytensä varmistuakseen pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä.
Asiakasyritys on vastuussa rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta. Aspicore Oy huolehtii, että rekisterinpitäjällä on mahdollisuudet huolehtia rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta, jotta rekisterinpitäjä voi tarvittaessa esimerkiksi tarkastella, korjata ja poistaa tietoja.
Henkilötietojen siirto
Jos Aspicore toimii rekisterinpitäjänä, se ei siirrä henkilötietoja muuten kuin mahdollisimman rajallisesti palvelun toteuttamiseksi.Henkilötietoja voidaan siirtää myös EU:n ulkopuolelle palvelun tuottamiseksi. Silloin Aspicore Oy varmistaa tietoturvan riittävyyden ja yhteistyökumppaneiden luotettavuuden.
Henkilötietojen luovutus
Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen luovuttamisesta. Aspicore Oy voi luovuttaa tietoja viranomaisille viranomaisen kirjallisesta määräyksestä tai vaatimuksesta.
Tietosuojaselosteen päivitys
Teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa tai lainsäädännön vaatimusten takia. Tietosuojaselosteessa on merkittynä viimeisin muutosajankohta.
LogMyDrive-palvelun tietoturva
Palvelu on Aspicore Oy:n toteuttama ja vastaamme myös palvelun tietoturvasta.Tietoturva on otettu vahvasti huomioon jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa ja järjestelmä täyttää GDPR-asetuksen vaatimuksen oletusarvoisesta tietosuojasta. Pidämme eri tavoin huolta siitä, että ulkopuoliset eivät pääse tietoihin käsiksi ja käsittelemme tietoja vain tarpeellisessa määrin. Aspicoren henkilökunnasta tietoihin pääsevät käsiksi vain nimetyt käyttäjät, joiden työtehtäviin LogMyDrive-palvelu liittyy. Varmuuskopioimme tietoja päivittäin ja tietokantamme on kahdennettu varmistamaan tietojen käytettävyyden ja säilymisen myös poikkeustilanteissa.
Jos sinulla on mitä tahansa kysyttävää palvelun tietoturvaan liittyen, voit aina olla yhteydessä meihin puhelimitse tai sähköpostilla admin@logmydrive.com.
LogMyDrive-palvelun toimitusehdot
LogMyDrive tarkoittaa Aspicore Oy:n toimittamaa sähköistä ajopäiväkirjapalvelua.
Paikantimella tarkoitetaan palvelun yhteydessä tarjottavaa paikkatietoa keräävää laitetta tai LogMyDrive-sovelluksen kanssa yhteensopivaa matkapuhelinta.
Palvelun kuvaus
Palvelun avulla asiakas voi automatisoida ajopäiväkirjan tekoa hyödyntäen paikanninlaitetta sijaintiedon keruussa ja LogMyDriven selaimella käytettävää ajopäiväkirjapalvelua ajopäiväkirjan täydentämisessä ja tulostamisessa.
LogMyDrive-palvelun käyttö edellyttää verkkoselaimen käyttöä. Käyttäjä kirjautuu palveluun sähköpostiosoitteella ja salasanalla.
Paikantimien tekniset rajoitukset
Koska ajopäiväkirjan reittien generointi perustuu GPS-paikannukseen, emme voi taata paikannuksen oikeellisuutta kaikissa tilanteissa, kuten tunneleissa ajettaessa. Sijaintitietojen käsittelystä tai paikantimen verkkoyhteyden laadusta johtuen ajot voivat ilmestyä palveluun viiveellä. Jos paikantimena käytetään matkapuhelinta, voi sen sijainti ajoneuvossa vaikuttaa GPS toimivuuteen. Puhelinsovelluksen käyttö vaikuttaa puhelimen virrankulutukseen.
Sopimuksen synty ja päättyminen
Sopimus syntyy, kun asiakas tilaa LogMyDrive-palvelun ja palvelu on avattu asiakkaalle.
Sopimus voi olla jatkuva tai määräaikainen. Palvelu laskutetaan laskutusjaksoittain etukäteen. Laskutusjakson pituus on 3-12 kuukautta.
Jatkuva sopimus päättyy sen laskutusjakson loppuun, jonka kuluessa asiakas irtisanoo sopimuksen. Irtisanominen voidaan tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse. Kun sopimus on päättynyt, asiakkaan kulkuneuvon paikkatietoja ei enää saa lähettää palveluun. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus kirjautua LogMyDrive web-palveluun kaksi kuukautta sopimuksen päättymisen jälkeen ja siirtää tai tulostaa itselleen ajopäiväkirjan tiedot. Palveluntarjoaja voi irtisanoa sopimuksen, jos palvelu ei ole laadukkaasti asiakkaalle toimitettavissa. Jos asiakkaalla on erääntyneitä laskuja maksamatta, voi palveluntarjoaja estää asiakkaan pääsyn palveluun ja irtisanoa paikantimen dataliittymän kunnes erääntyneet laskut on maksettu.
Palvelun käyttöönotto
Palveluntarjoaja toimittaa Asiakkaalle henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan, joilla Asiakas käyttää Palvelua internet-selaimen avulla.
Jos käytettävä paikannin vaatii erillisen asennuksen, asiakas vastaa laitteen asennuksesta. Jos paikantimena käytetään GPS-matkapuhelinta, siihen tulee asentaa LogMyDrive-palvelun kanssa yhteensopiva paikkatietoa välittävä sovellus ja sen varusohjelmiston on oltava ajan tasalla.
Tietoturva
LogMyDrive-palvelu sijaitsee asianmukaisesti suojatulla palvelimella, joista otetaan säännöllisesti varmuuskopioita. Asiakas sitoutuu säilyttämään tunnuksiaan huolellisesti ja olemaan paljastamatta niitä muille.
Palvelun hinnoittelu
Palvelun käyttöönotosta ja palvelusta peritään LogMyDriven hinnaston mukaiset palvelumaksut tai asiakkaan kanssa sovittu palveluhinta. Palvelua saatetaan tarjota asiakkaille myös kampanjahintaan. Palvelun hintaan sisältyy paikantimen datakustannnukset EU-alueella, mutta ei paikantimena käytetyn matkapuhelimen datakustannuksia.
Käyttötuki
Tukiasiat hoidetaan LogMyDrive-palveluun sisältyvän tukitoiminnon avulla tai sähköpostitse. Yritysasiakkaiden määritellyillä yhteyshenkilöillä on oikeus käyttötukeen puhelimitse Palveluntarjoajan asiakaspalvelun kautta. Puhelinpalvelu on auki arkipäivisin 9.00 – 16:00.
Vastuu viivytyksestä
Mikäli palvelu oleellisesti viivästyy sovitusta, palveluntarjoaja voi hyvittää palvelumaksuja, jos asiakas on ilmoittanut häiriöstä palveluntarjoajalle ja palveluntarjoaja ei ole korjannut ongelmaa kohtuullisessa ajassa.
Vastuu palvelusta
Palveluntarjoaja vastaa paikantimen toiminnasta oikein käytettynä sekä palvelun toiminnasta. Palveluntarjoaja ei vastaa mistään välillisistä vahingoista, jotka saattavat aiheutua palvelun käyttämisestä tai siitä, ettei asiakas ole voinut käyttää palvelua. Kaikissa tapauksissa palvelun tarjoajan vastuu rajoittuu siihen hintaan, jonka asiakas on maksanut palvelusta.
Ylivoimainen este
Osapuolet vapautuvat sopimuksen mukaisista velvoitteistaan siksi ajaksi ja siinä laajuudessa, kun sopimusvelvoitteiden täyttämättä jättäminen johtuu ylivoimaisesta esteestä. Vapauttamisperusteeksi katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, joka on sopimuspuolista riippumaton, ja jonka vaikutuksia ei voida kohtuudella välttää tai voittaa. Tällainen tapahtuma on esim. sota, kapina, pakko-otto tai takavarikko yleiseen tarpeeseen, energiajakelun keskeytys, työselkkaus, satelliitin toimintahäiriö, tulipalo, ukonilma tai muu luonnonilmiö, kolmannen osapuolen aiheuttama kaapelivaurio, operaattorin tiedonsiirtokatkokset tai muu vaikutuksiltaan vastaava ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.
Asiakkaan vastuu
Asiakas vastaa siitä, että hänen antamansa tiedot ovat oikeelliset. Asiakkaan tietojen muuttuessa asiakas sitoutuu toimittamaan tiedot muutoksesta kirjallisesti tai sähköpostitse. Asiakas sitoutuu käyttämään palvelua lain ja hyvien tapojen mukaisesti ja siten, ettei se aiheuta haittaa palvelun toiminnalle. Asiakas sitoutuu noudattamaan palvelun käyttöön annettuja ohjeita. Ohjeiden noudattamisella varmistetaan palvelun sujuva käyttö. Palveluntarjoajalla on oikeus ennalta ilmoittamatta estää tai keskeyttää palvelun toimittaminen asiakkaalle, mikäli asiakas rikkoo näitä ehtoja.
Alihankinnat ja sopimuksen siirto
Palvelun tarjoajalla on oikeus teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Sopijapuoli vastaa alihankkijansa osuudesta kuin omastaan. Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta kolmannelle ilman Aspicore Oy:n suostumusta. Aspicore Oy:llä on oikeus siirtää sopimus kolmannelle osapuolelle.
Erimielisyydet
Erimielisyydet pyritään hoitamaan neuvotteluin. Jos erimielisyyksiä ei voida ratkaista neuvotteluin, ne ratkaistaan toimittajan kotipaikan yleisessä tuomioistuimessa.
Yhteystiedot
Aspicore Oy (y-tunnus 673355-5), Gräsantörmä 2, 02200 ESPOO,
Puhelin 09 6219 1045, www.aspicore.com.
Päivitetty 17.11.2023.